· 国家档案局主管· 中国档案杂志社主办1951年创刊欢迎来到中国档案网 !2021年04月15日    星期四

要闻

“十三五”怎么看 “十四五”怎么干

作者:蔡盈芳 来源:《中国档案》 发表时间:2021-02-24 分享到:

“十三五”时期,各级档案部门和企业按照党中央的决策部署和有关档案事业发展的要求,在实践中不断探索提高企业档案工作进一步围绕中心、服务大局的能力和水平,形成了若干具有创新性的经验和做法,对这些经验和做法进行总结对于推进“十四五”期间的企业档案工作具有重要的意义。


“十三五”期间企业档案工作值得总结的经验


1. 把制度建设作为推进企业档案工作的先导

“十三五”期间,通过制度制定带动了一系列工作开展。《金融企业业务档案管理规定》的出台开启了金融业务档案规范化管理的新局面。《会计档案管理办法》的修订打破了传统观念,电子文件单套制归档在会计领域率先取得突破。《科学技术研究档案管理规定》修订完成和公布,是加强新形势下科研档案管理工作、实行科研档案与科学数据协同管理的新开端。

2019年,立足于国有企业去产能、压缩层级、降低管理成本、推进混合所有制改革等战略部署,国家档案局印发《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》,对在深化国有企业改革中如何加强档案工作提出了一系列要求。文件的下发不仅使过去企业改革中档案工作首先被边缘化、弱化的情况得到有效遏制,而且各企业还通过改革加强了档案工作,多家中央企业的档案机构、人员设置得到加强,体制机制得到优化。2020年,中国宝武集团有限公司档案部门由五级单位上升为总部的一级部门;中国石油天然气集团有限公司成立了30多人组成的位列总部机构序列的档案馆;中国长江三峡集团有限公司成立集团直属的档案中心;中国兵器工业集团有限公司将中国兵器工业档案馆由二级单位调整为集团公司直管单位;中国中铁股份有限公司等多家单位的档案机构层级也有提升。结合“十三五”期间我国国有企业在资产与产权变动档案处置工作中的实际问题,积极组织并推进《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的修订工作。继续推进国家档案局10号令的实施,95%的中央企业文件材料归档范围和档案保管期限表通过国家档案局审核,有50%的中央企业完成了60%以上下属企业文件材料归档范围和档案保管期限表审核。各企业基本做到档案材料应收尽收、应归尽归,内容得到进一步丰富。

2. 标准规范体系完善促进了各有关工作的进展

企业档案管理标准规范制定工作快速推进,有效地促进了有关工作的开展。《企业电子文件归档和电子档案管理指南》《企业数字档案馆(室)建设指南》成为引导企业档案工作数字化转型的指导性文件,有力地促进了企业电子文件归档和电子档案管理工作,有力地促进了企业数字档案馆(室)建设工作。《证券业务档案管理规范》《财产保险业务档案管理规范》的出台标志着金融企业业务档案管理在全国有了统一的规范,金融企业业务档案管理标准规范体系已现雏形,使金融业务档案工作更加规范。档案服务外包管理标准体系基本形成,有效地促进了档案服务外包工作的开展。以试点成果为基础制定的《公务电子邮件管理规范》《产品数据管理(PDM)系统电子文件归档与电子档案管理规范》,解决了企业难度最大的也是两个最为重点领域的电子文件归档技术难题。“十三五”期间,累计制(修)订企业档案管理标准规范9项,为企业档案工作历史上最多的5年。

3. 通过横向合作更好地服务国家中心工作

国家档案局中央档案馆、工业和信息化部共同主办“不忘初心 奋发图强——新中国工业档案文献展”,出版《档案见证新中国工业》图书。联合有关部门规范电子会计凭证、公路通行费电子发票归档,开展电子海关专用缴书归档管理试点,选定一批企业开展业务系统电子文件归档试点的同时选定一批中小企业开展了电子发票电子化报销、入账、归档管理试点,形成典型经验和做法,引领企业电子档案管理工作朝单套制迈进,带动和促进海关、税务、银行、保险、铁路等领域多种电子票据的应用。不仅促进了电子商务发展,而且大大提高了行政管理效率,降低了企业经营成本,节约了社会资源。据京东商城介绍,仅2018年开具电子发票超14亿张,节省打印耗材及相关人工成本约4亿元。为配合供给侧结构性改革,加强中央企业总部档案处置工作,联合国务院国有资产监督管理委员会,对河北、辽宁等6省120家中央企业的“僵尸企业”档案处置工作进行督导,指导中央企业开展关闭、兼并、破产企业档案处置工作。完成2012年以来总部发生兼并重组的14家央企档案处置工作,累计处置档案72.2万卷、23.17万件。除此之外,还与科技部共同推进科研档案工作,取得重大进展。

4. 通过试点示范更好地服务国家经济建设大局

在“十三五”期间,试点和示范两种手段大量运用并取得很好效果。选定60家企业开展电子文件归档和电子档案管理试点,已有35家完成试点,解决了39种业务系统的电子文件归档难题;选定35家企业开展数字档案馆(室)建设试点,19家完成试点建成了数字档案馆(室),形成的典型经验带动了全国企业数字档案馆(室)建设。

以示范为引领推动企业档案工作创新发展。开展企业档案资源开发利用优秀案例评选工作,累计评出一、二、三等奖共150项。企业档案资源开发利用工作为“嫦娥四号”月球背面着陆、大飞机的研制、南京长江大桥维修、港珠澳大桥建设等重点产品研发和重点工程建设提供了有力支撑,得到了有关企业主要负责人关注。时任国家电网有限公司董事长寇伟专门对优秀案例评选进行了批示,这在国家电网有限公司档案工作的历史上还是第一次。


把握“十四五”时期企业档案工作的“三个走向”


当前,企业档案工作处于转型发展、高质量发展的重要历史时期,企业档案工作要适应现代化经济建设和推进国家治理体系和治理能力现代化的要求,加快走向依法治理、走向开放、走向现代化,为党和国家中心工作服务,为人民群众服务。

1. 贯彻走向依法治理的理念,进一步完善企业档案治理体系

“十三五”期间的制度建设在企业档案事业发展中起到了重要作用,意味着治理体系治理能力建设在企业档案事业发展中的重要作用。“十四五”期间,要着眼于提高企业档案工作治理能力和治理水平,进一步完善企业档案规章制度和标准规范,把制度制(修)订的重点放在与数字化转型有关的制度上。各企业要根据本企业制度执行情况和国家层面的制度制(修)订进展,及时对本企业已有档案管理制度进行修订,把缺项的档案管理制度补充完善。落实好有关档案检查工作制度,加强企业档案业务监督指导工作,创新企业档案工作检查方式方法,实现监督指导工作的信息化。在国家层面还要通过制度建设,研究具有国家和社会保存价值档案的范围,对上市公司、非公企业进行分类指导。要通过制度实施的检查工作,督促有条件的大型企业集团建立档案工作技术负责人制,设立档案总监(总师)、档案副总监(副总师)等岗位,为档案工作融入业务提供体制机制保障。

2. 贯彻走向开放的理念,通过横向合作寻找融入中心服务大局着力点

“十三五”期间,横向联合给予企业档案工作融入中心服务大局的新机会。为此“十四五”期间要联合科技主管部门、重大专项管理单位加强科研档案工作,健全和完善政府预算支持科研项目档案业务监督指导,做好科学数据的归档、开放共享及开发利用工作,使档案工作更好地融入国家科技创新活动。服务好中小企业,联合开发区管理部门通过建立云平台提供档案管理云服务,提升中小微企业档案信息化水平。要联合财政部门、标准工作归口管理部门加强会计档案标准规范建设,探索会计档案管理新方法,降低会计档案管理成本。要以会计信息利用需求为导向,探索会计档案利用新渠道和新思路,使档案工作的内容和技术拓展首先在会计领域取得突破,使会计档案在企业经营管理和国家经济建设中发挥更大的作用。通过案例征集工作,继续推广企业档案信息资源开发利用的新技术、新途径、新方法,使企业档案工作更好地为改善营商环境和经济发展服务。还要继续配合国有资产监督管理部门做好资产与产权变动企业的档案处置工作。配合国家“一带一路”倡议的实施,进一步加强企业境外档案工作的指导,制定境外企业档案管理指南,建立境外档案法律法规数据库。

3. 贯彻走向现代化的理念,通过试点示范持续推进企业档案工作的数字化转型

“十三五”期间,试点示范为企业档案工作更好地服务国家经济建设大局起到了重要的作用。“十四五”期间,推进企业档案工作数字化转型,实现企业档案工作对电子文件、企业数据等的管理,使企业档案工作为企业的数字化转型和发展提供更加优质高效的服务仍是工作的重点。为此,要继续推进有关试点工作,已有的试点工作要由点及面,企业集团要从集团层面开展数字档案馆(室)建设、电子文件单套制归档和电子档案单套制管理试点。数字档案馆(室)建设试点要尝试应用区块链、大数据、工业数据管理等技术。要根据国家的部署,与有关部门联合开展突发事件档案专题数据库建设试点,提升企业档案工作在应急管理中的能力。各企业则要继续坚持档案工作融入主业、服务大局的原则,继续深化电子文件单套制归档和电子档案单套制管理试点,在融入市场开拓、产品研发、业务数字化转型、科技创新、供给侧结构性改革、“走出去”战略实施等方面有新的突破。继续与有关部门合作,使电子文件单套制归档和电子档案单套制管理实施范围由会计系统向管理系统、工程技术系统、科研项目管理系统等业务系统扩围。尤其要配合国家实施电子会计凭证(电子发票等)电子化工作,进一步扩大电子会计资料电子化单套制归档的范围。


作者单位:国家档案局