近日，北京市东城区档案局对工商局、法院、房管局等单位数字化外包工作进行了专项检查指导。通过检查了解到各单位均与数字化服务机构签订安全保密协议，做到有独立的数字化加工场所，并配备满足安全管理需要的视频监控设备。但也有些单位出现了缺乏对数字化服务机构日常的监督；加工场所出现手机等非工作需要的私人物品；数字化加工完毕后档案未及时入库等问题。档案数字化外包工作能够解决各单位纸质档案利用查询不方便、案卷实体整理标准不统一、数字化设备不专业等问题，但要确保档案实体与信息安全，必须对档案数字化全过程严格监督和管理，坚持“安全第一、预防为主”。

针对此次指导检查出的问题，档案局提出以下三点工作要求：一是加强数字化服务机构的安全管理，建立监督检查长效机制，对数字化服务机构的保密、安全措施落实情况进行监督、检查；二是定期或随机开展数字化场所的安全检查，杜绝数字化工作现场出现非工作需要的私人电子设备和各类移动存储介质，以及水和食物等可能造成档案污染的生活用品；三是确保档案实体的安全，数字化档案在档案加工过程中要专人专柜，档案出库时应与数字化人员进行清点、核对，填写交接清单，加工完毕的档案要及时归还入库。