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宁波市鄞州区数字档案赋能便民利用体系建设

作者:宁波市鄞州区档案馆 李荔 来源:中国档案网 发表时间:2021-02-24 分享到:

2020年以来,浙江省宁波市鄞州区将档案数字化转型纳入数字政府大框架内一体推进,以顺利通过“全国示范数字档案馆”系统测试为牵引,加快从“档案数字化”到“利用便捷化”的成果转化运用,构建起数据资源全、调档查阅快、专项服务优的档案便民利用体系,档案工作服务中心大局、服务民生的水平再上新台阶。

数据资源是档案利用体系的基础,鄞州区档案馆在档案数量积累上长期蓄力,2020年与全区107家机关、镇街签订进馆工作计划书,明确实体档案、电子档案进馆标准和时限,按照“达标一家、接收一家”的要求保障档案资源完整安全交接。其中尤其重视对涉民档案的接收,实行“档案部门牵头、职能部门协同”的模式,推进全区重点涉民档案资源建设,已接收“最多跑一次”事项电子化归档件233.7万余件、农村土地承包经营权确权登记颁证档案4.5万户、“千村档案”数据19.6GB、农村文化礼堂数据101.4GB等涉民档案,建成婚姻、农业税、户粮等24个涉民专题数据库,拥有电子目录21万余条。

为建设量质并重的数据资源,鄞州区档案馆在促增量的同时也注重在提升质量上精准发力。采用“100%自检+100%质检+30%抽检”的检验模式,分批次对馆藏档案逐件逐页细检,规范条目和图像格式,确保数据质量符合国家标准。截至2020年底,馆藏全宗359个,馆藏档案30.3万卷71.3万件,纸质档案数字化3800万页,数字化率超91%。

拥有千万量级的数据资源后,如何快速查档、便捷用档成为了又一关键。鄞州区档案馆以技术撬动服务变革,率全省之先推出“刷脸”查档,应用“可信认证+人脸识别”系统,大幅缩短了身份证校验的等待时间,也避免查档者因未带证件“跑多次”;同时优化数据索引技术,在3800万页的数据环境下,全文检索响应速度控制在3秒左右,使海量数据“秒查阅”成为现实。为了让查档群众少跑腿,不断畅通馆际合作渠道、扩展区域联动范围,自全区“馆室联动、远程查档”起步,到目前实现覆盖长三角地区的民生档案跨省市查询功能,多点办理、一站办结的共享利用模式日臻成熟,累计已完成跨地域、跨馆际调档查阅1500余例。

面对特殊时期的考验、特定人群的需求,数字档案在提升服务效能方面展现出了相当的优势。新冠肺炎疫情期间,鄞州区档案馆从数据库中迅速调取2003年抗击“非典”疫情相关档案资料,为全区疫情防控工作提供经验参考;推广“无接触查档”,简化网上办、掌上办、预约办的程序,2020年服务查档群众6125人次,利用档案资料8496卷(件)。此外还推出了面向退役军人等特殊群体的专项服务,与区退役军人事务局等部门强化协同办理,实施“零跑腿、一通道、全受理”工作法,开辟退役士兵、知青子女档案查阅绿色通道,已为600余名退役军人享受社保接续政策、400余名知青子女享受农村入股政策提供了档案依据。