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法规解读

《录音录像档案管理规范》解读

作者:傅培超 王其武 李鹏达 来源:《中国档案》 发表时间:2021-01-16 分享到:

《录音录像档案管理规范》(DA/T 78—2019)(以下简称《规范》)规定了模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著录、归档与录音录像档案管理要求,适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织形成的录音录像档案的管理。《规范》由国家档案局于2019年12月16日发布,将于2020年5月1日起正式实施。

制定背景

录音录像档案如实地记录了党政机关和社会各界执行公务、履行职能的过程,反映了各单位主要职能活动与重要工作成果。在传统档案管理工作中,各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织形成、积累了许多模拟信号录音录像。近年来,随着数字录音录像摄录设备的普及,尤其随着执法、司法活动中大量录音录像文件形成,进一步规范录音录像文件归档和管理的要求日益迫切。尽管GB/T 18894—2016明确了各门类电子文件归档和电子档案管理的基本要求,由于录音录像文件的形成、整理、归档与录音录像档案管理不同于文书、专业等类档案,还需要对其进一步明确、细化相关管理要求。

2017年,《规范》列入档案行业标准制订计划,制定工作由国家档案局档案馆(室)业务指导司和江西省档案馆承担。起草组查阅了大量相关标准资料,多次到机关单位、综合档案馆调研,邀请行业专家评审,面向全国和行业征求意见,开展《规范》制定工作。

制定思路

《规范》从立档单位和业务部门、档案部门视角出发,以数字信号录音录像档案管理为主线,阐述录音录像文件归档和管理的全流程。明确了收集环节对模拟和数字信号录音录像数字化要求,强调录音录像档案在档案部门的集中管理、集中保管,注重可操作性且便于实施。

主要内容解读

1. 收集

收集范围主要是以记录各单位主要职能和基本历史面貌的、具有保存价值的录音录像文件为主,具体包括各单位工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物和主办或承办的本地区政治、经济、文化、体育与社会事业等重大活动,上级领导和著名人物来本单位检查、视察、调研等工作或参加与本单位、本地区有关的重大活动,组织或参与处置的重大事件,包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等形成的录音录像文件。另外,当前执法和司法部门职能活动都要求全程同步录音录像,形成了大量的录音录像文件,《规范》在收集范围中也将其单独列出并进行着重强调。同时,收集范围还包括记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光、民风民俗和人物宣传的录音录像文件及其他具有保存价值的录音录像文件。

收集要求主要有7项:

(1)录音录像文件应客观、系统地反映主题内容,画面完整、端正,声音和影像清晰。(2)原始的录音录像文件素材和后期编辑制作的录音录像文件都应收集保存。(3)录音录像文件的整理和著录工作应由文件形成部门来完成,完成后再向档案部门进行归档。(4)模拟信号录音录像文件应按照DA/T 62—2017的有关要求进行数字化转换,形成数字副本,并建立目录数据库。(5)有多件录音录像电子文件反映相同场景或主题内容的,应挑选一件影像清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡的收集、归档。(6)应以通用或开放格式收集、存储并归档录音录像电子文件,其中,录音电子文件归档格式为WAV、MP3、AAC等,音频采样率不低于44.1kHz,录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等,视频比特率不低于8Mbps,珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。(7)重大活动筹备、实施过程中形成的各种文字材料、重要实物等应与相应的录音录像文件一并收集、归档。

2. 整理

整理是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。《规范》对录音录像文件的整理要求如下:

(1)以件为单位对录音录像电子文件进行整理,通过规范命名、著录建立录音录像电子文件与目录数据直接的一一对应关系。按照录音录像文件记录的工作活动时间顺序对记录载体进行排列、编号、标示。(2)同一工作活动和主题的保管期限统一划分,保管期限一般分为永久、定期30年、定期10年,有专门规定的从其规定。可在“年度—保管期限”或“保管期限—年度”分类方法中选择一个进行分类,同全宗内确定了分类方法后一般不再变更,分类体系保持一致。(3)按照分类类目逐级建立、命名文件夹,在最低一级分类类目文件夹下存储该类目下的录音录像电子文件。离线归档载体的存储结构与计算机存储器中的存储结构应保持一致。(4)文字材料应与录音录像电子文件同步整理、编目、归档保存,整理要求按照文书档案有关要求进行。

3. 著录

由于录音录像文件的特殊性,应在录音录像文件整理完成后,及时对录音录像文件进行全面著录。《规范》对著录的要求是:

对于模拟信号录音录像文件应在数字化转换过程中完成数字副本的著录、建立目录数据库等工作,其著录要求与录音录像电子文件一致。推荐使用电子档案管理系统对录音录像电子文件进行著录,未配备电子档案管理系统时,可使用ET、XLS格式通用电子表格进行手工著录。

《规范》中录音录像电子文件的基本著录项除年度、保管期限代码、原始载体编号3项外,均可在DA/T 63—2017中找到对应元数据,其著录应按相应著录说明执行。附录表C.2中各基本著录项约束性都为必选,必须选用;数据类型包含字符型、日期时间型、数值型3种;著录方式有手工、自动、手工/自动3种,其中手工指需要人工著录,自动指可由计算机在录音录像电子文件中自动提取著录。建立目录数据库时,除《规范》列出的基本著录项外,还可根据实际情况进行扩展,扩展著录项在DA/T 63—2017有对应元数据的,其著录应按相应著录说明执行。

4. 归档

《规范》规定,录音录像文件一般自形成起3个月内向档案部门移交归档。如果活动持续时间较长,最迟不能超过次年6月。

已经在电子档案管理系统中整理、著录的录音录像电子文件,以在线方式完成归档程序。记录或存储录音录像文件、目录数据的原始载体(DV带、光盘等)以离线方式归档,由交接双方手工完成相关步骤,再导入电子档案管理系统并挂接。

归档时应按照GB/T 18894—2016的8.1电子文件归档程序和要求完成清点、鉴定、登记、填写登记表等步骤:

(1)清点、核实录音录像文件和目录数据数量的一致性,清点、核实原始载体编号与标示、核实原始载体完好可正常使用,清点、核实重大活动文字材料、重要实物的数量。(2)鉴定、检测录音录像电子文件格式是否符合5.2.6所要求的通用格式或开放格式,著录规范是否符合6.2的要求,并用杀毒软件查杀病毒。(3)由电子档案管理系统在挂接后为电子文件赋予唯一标识符,并在管理过程元数据中记录归档登记行为。(4)按照附录C.3采集基本结构元数据,生成固化信息。(5)填写附录D的《录音录像文件归档登记表》。

完成归档程序后,由电子档案管理系统自动编制档号,重新命名电子档案,更新计算机文件名元数据值。

5. 保存

录音录像电子档案占用容量较大,需规划、设计和建设在线存储与备份系统,可使用包括在线存储、硬磁盘、光盘、蓝光光盘等备份载体,其中蓝光光盘以大容量低成本的电子档案存储介质获得了认可。

6. 保管

录音录像档案原始载体、离线备份载体应放在档案库房专用档案柜中进行集中保管。同时,引用了GB/T 18894—2016中9.2.3条文内容对保管方式、保管环境、温湿度提出了要求。

应对录音录像电子档案原始载体、离线备份载体做定期检测。在存储系统硬件更新换代、离线备份载体检测不合格、存储格式即将淘汰等需求或情况时,要实施转换或迁移,应立即实施原始载体和离线备份载体转换或更新,建立管理台账并归档保存。

7. 利用、统计和移交

录音录像档案应按照控制标识和利用规定在权限范围内进行检索和利用,不能私自拷贝和复制。涉及人物的录像档案要遵守肖像权隐私权的法律规定,版权保护的录音录像档案的利用方式应有所限制和约束。

为完成全国档案事业统计年报制度《档案室基本情况年报》填报和本单位实际工作需要,必须开展录音录像档案室藏量、利用、移交等情况的统计。统计项目与其他门类基本相同,但针对录音录像电子档案的特点,增加了字节数、时间长度等统计项。

属于国家综合档案馆接收范围的录音录像档案,应依法按期向同级国家综合档案馆移交。按照《电子档案移交与接收办法》规定,一般自电子档案形成之日起5年内由档案移交单位向同级国家综合档案馆移交。需移交的档案一般指保管期限为永久的档案,具体要求可参照GB/T 18894—2016第10章和同级国家综合档案馆有关规定执行。

 

作者单位:江西省档案馆