为规范依法行政行为，青岛市档案局今年建立了“新建单位档案工作书面告知制度”和“监督指导通知书制度”等两项制度，首次以正式文件（统一文号为“青档监督字”）形式下发“纳入档案监督指导和接收进馆范围通知书”和“档案工作监督指导通知书”等档案工作监管意见，以此规范和完善青岛市机关档案监督执法规范化建设。

采取将档案工作监管意见通过“书面告知”形式告知监管对象的做法，一是可以规范档案行政管理部门执法行为，以书面形式下发监管意见，其中每项监管意见都要有充分的法律法规依据，以此可提高监督指导人员依法监管、规范监管水平，避免以往口头指导的随意性。二是以“书面告知”形式提出的监管工作意见，与以往口头通知相比，更能得到该单位有关领导的重视，并通过领导批示等形式快速得到办理。今年以“青档监督字”制发的监管意见，均得到有关单位领导的高度重视。市政务服务和公共资源交易管理办公室有关领导看到市档案局制发的要求该单位建立档案工作的通知书后，要求秘书处尽快落实档案工作人员，建立档案工作，开展规章制度和归档范围调研，并在档案工作设施设备配备方面给予专门批示。该单位档案工作人员因此对档案工作也是格外关注，工作积极性大大提高，以前需要监督指导人员跑上几次才能完成的工作，这次通过一个“书面告知”文件就顺利完成，监管效率得到较大提高。

青岛市档案局下一步将继续发展完善此项工作机制，不断丰富“书面告知”工作机制的内涵，提高青岛市依法行政水平，促进档案监督指导规范化建设。